【摘 要】高校学生档案是个人人事档案的重要组成部分。本文指出了高校学生档案管理工作中常见的问题，谈了自己的看法，期待高校学生档案管理工作能更上一个台阶。

　　【关键词】高校；学生档案；管理

　　学生档案是学生在校读书期间生活、学习和工作的真实反映，是学校对于学生培养、教育的第一手资料，是用人单位对学生考核的重要依据，是学生由学校走向社会的重要履历。加强高校学生档案管理，重视学生档案利用，充分发挥档案价值，并能促进学生就业。

　　要做好高校学生档案管理工作，必须做好从学生档案的产生、收集、整理到学生档案的专递、查询工作，这中间缺一不可！如何做好高校学生档案的管理工作是高校学生档案管理工作者要认真思考的问题

　　一、高校学生档案管理工作中普遍存在的几个问题

　　1、高校师生对学生档案的意识不强

　　虽然国家政府一直在宣传档案的重要性，可是在大多数高校，不论是领导、老师还是学生对档案的重要性认识远远不够。许多的高校，学生档案的管理是在学校的档案馆（室），而学生档案材料的产生则是在各部门和教学院系，所有材料的产生，都由学生本人、班主任和院系共同完成。而从移交的学生档案材料中看就会发现：a、小部分学生在填写材料时不用墨水笔，而且填写随意，内容不够真实；而班主任的评语则是以点带面，几十人的评语就像是在写一个人。b、各院系对学生档案材料的规格要求也不相同。以我校为例：如实习手册的纸型有的用A4，有的用B4、A3等，导致学生材料大小不一，也给人一种不严肃的感觉。

　　2、高校学生档案材料内容简单

　　新生一进大学就必须要填写新生登记表，这张表包含了学生的基本信息情况，方便班主任、学校老师了解学生家庭、政治思想状况。除此外，大学期间的档案材料还有：体检表、成绩表、实习鉴定表、评优评先表、年度考核鉴定表、党组织材料、社会实践表、科研申请表、毕业生登记表、全国高等学校毕业生报到证等。而现实状况是大多数高校学生档案材料中缺少：评优评先表、年度考核鉴定表、社会实践表、科研申请表等能反应学生综合、科研能力的材料，而这些材料的缺失就无法全面、正确的评价学生，也就无法向需要了解毕业生的单位提供有效的信息。

　　3、高校学生档案材料的转递途径不一

　　目前，由于没有统一的规定，各高校学生档案转递的方式也不相同。高校学生档案转递的途径是根据各省市人力资源局的要求和本单位的工作情况决定的。一般有机要、邮政快递和一般快递公司，也有高校亲自移交学生档案的情况。由于转递方和接收方没有交流，就容易出现以下方面的问题：①、因缺少交流，不论是机要还是快递都出现过档案遗失、档案错登、漏登等情况。②、因缺少对档案的了解，也有档案滞留在学生本人手中、学生私自拆封档案等情况，这也让档案的真实性、保密性有了折扣。③、机要转递档案有硬性的要求：必须是党政机要部门投递与接收，也就出现某些学生档案被接收但未能及时转到学生档案接收部门，导致了学生久久查找不到档案。

　　4、高校学生档案电子信息化工作有待加强

　　高校的各项管理工作都已是电子信息化管理，基础信息进入高校网站都可以查询。在这知识经济时代，高校档案电子信息化也已经普及。学生档案中的中学信息在学生高中毕业时，基本信息在教育网站都可以查询。而在大学却没有统一的、可适用的学生档案管理系统软件，所以目前还处于原始手工操作模式中，学生电子档案信息管理严重滞后于高校的其它各项管理工作。

　　二、加强高校学生档案管理，提高学生电子档案信息管理工作

　　1、全面普及、提高全校教职员工的档案意识

　　“领导重视”是高校所有工作的重点。只有领导重视，各项工作才能有效的开展，而高校档案管理工作者应该利用一切可以利用的机会：如新生入学教育、学生工作例会等等，向全校的师生员工普及档案的重要性，让所有的师生员工了解什么是学生档案、学生档案的组成及学生档案的重要性。学校领导和学校档案管理部门要把学生档案管理工作当做基础性工作进行管理，并纳入职能部门的目标管理工作中，在布置、检查常规学生工作的同时，也布置、收集学生档案材料，一定要做到学生档案要专人负责。

　　2、规范高校学生档案的收集和整理

　　高校学生档案材料的产生是由教学、学生管理部门和各院系的学生管理部门共同完成。因为学生档案材料形成的部门不同，对形成学生档案材料的载体的要求也不相同，导致最后形成的学生档案材料载体型号多种多样。高校档案管理部门应该对高校学生档案材料载体有明确的规定：学生档案材料纸张规格要统一，学生档案材料的书写字迹要规范、整齐，要统一使用黑色墨水笔（黑色中性笔也行）；不能有错别字；不能复印件代替原件；学生自己填写的材料信息必须真实；班主任鉴定必须是学生情况的真实反映，最好能突出学生的个性特点。学生档案材料应由院系规定的专人负责，进行统一管理。在整理学生档案材料的过程中，学生档案材料与档案袋封面目录必须是一致的。

　　3、确保学生档案安全、完善学生档案转递工作

　　高校学生档案的转递是凭借省厅发放的“全国高校毕业生就业报到证”，此证是凭学生毕业后与单位签订的合同或生源地人才中心的接收函或高校毕业生报到证申请表，高校就业部门统一到省教育厅为学生办理的。高校档案管理部门根据《全国高校毕业生就业报到证》所指定的档案接收单位，将学生档案在《报到证》规定的时间内转递到指定的学生档案接收单位。为确保学生档案的安全，高校学生档案管理工作者也费尽心思。以我校为例：一般我校学生档案管理工作人员会通过电话、QQ和学生档案接收单位联系，在得到学生档案接收单位的同意后，我们将需要转递的毕业生档案的电子名单和纸质名单相结合，使用较安全的快递公司，将档案批量转递，有任何问题也能够及时通过电话、QQ联系，减轻了双方的工作量，同时也确保了学生档案在转递过程中的安全。但也有些学生档案接收单位墨守成规，不愿变通，不但使自己工作量增大，也使投递方工作量增大，同时学生档案转递过程中的不安全行也增加。也给毕业生带来了经济负担和思想负担。

　　4、完善高校学生档案电子信息化管理

　　学生进校之初，高校档案管理部门就应建立高校学生档案电子信息库，以网上的招生信息为学生电子档案的基础信息，学籍审核后将学生的学籍卡制成电子文档，学生实习鉴定、社会实践、评优评先、科研成果等重要文件都由学生本人、班主任和指导教师共同录入，通过学号或姓名在网上查询，这样学生毕业时也方便用人单位政审、考核，通过这个信息库可以全面的了解学生，也能体现学生档案利用的社会化，建立有效可行的高校学生档案信息库势在必行！

　　总之，要做好高校学生档案管理工作不仅离不开领导支持，还需要一套有效可行的管理条例，及健全的高校学生档案管理工作制度。同时高校档案管理者还应推陈出新，更新管理理念，积极与学校的电子信息接轨，使高校学生档案管理尽快迈入档案信息化管理轨道中去。